'Các công cụ năng suất có thể tạo ra một sự chấm dứt của sự phân tâm và đầu cơ.' Tại sao Slack, Đội và những người khác không tốt trong khủng hoảng
CMO của Igloo Software lập luận, các công cụ Cộng tác là một sự phiền nhiễu lớn, tạo ra các vấn đề về quản lý thời gian và năng suất nghiêm trọng.
'Các công cụ năng suất có thể tạo ra một sự chấm dứt của sự phân tâm và đầu cơ.' Tại sao Slack, Đội và những người khác không tốt trong khủng hoảng
[Ảnh: Wokandapix / Pixabay]
BỞI MIKE HICKS3 PHÚT ĐỌC
Các ứng dụng cộng tác như Slack và Microsoft Team muốn tự hào rằng các sản phẩm của họ là lý tưởng trong thời điểm không chắc chắn hoặc khủng hoảng.
Điều này không chỉ xa chính xác, mà còn liều lĩnh. Trong một thế giới của sự đổi mới công nghệ nhanh chóng và truyền thông tức thời, các cổ phần cao của một cuộc khủng hoảng tạo ra một nhu cầu quan trọng để đứng vững bằng các phương pháp chia sẻ thông tin đã được thử và đúng.
CÔNG CỤ NĂNG SUẤT CÓ THỂ TẠO RA MỘT SỰ PHÂN TÂM VÀ ĐẦU CƠ
Để rõ ràng, có một nơi và lợi ích cho các công cụ như Slack và Teams. Đối với một người, họ đã hạ thấp rào cản để tham gia vào các cuộc trò chuyện, dẫn đến hệ thống phân cấp phẳng hơn và tiếng nói cho những người thường im lặng. Họ cũng khuyến khích các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, không làm việc giữa các đồng nghiệp và theo một cách nào đó, các công cụ này xóa hộp thư đến của nhiều email không cần thiết.
Mặt khác, các công cụ cộng tác là những yếu tố gây xao lãng lớn, tạo ra các vấn đề nghiêm trọng về quản lý thời gian và năng suất.
Slack và Team tạo ra một sự lựa chọn nguy hiểm cho nhân viên mỗi ngày. Tôi có ngừng làm việc và đào bới cuộc trò chuyện Slack này trong trường hợp có điều gì đó quan trọng không? Hay tôi bỏ qua thông báo của mình, đi làm và có nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng? Mặc dù rủi ro này có thể xảy ra vào một ngày bình thường, trong thời điểm khủng hoảng, nó đã tăng đến mức nguy hiểm. Điều này đặc biệt đúng khi khối lượng tin nhắn tăng lên vượt xa mọi thứ chúng ta đã trải nghiệm trước đó.
Với Slack, Teams và các công cụ tương tự khác, các tổ chức đã vô tình tạo ra các môi trường nơi thông tin không được kiểm soát và phần lớn không bị cản trở. Khi một cuộc khủng hoảng lớn xảy ra, mọi người xung quanh máy làm mát nước ảo có cơ hội hòa nhập và giúp thúc đẩy sự hoảng loạn. Và bởi vì các công cụ này thường không được kiểm soát, các nhà quản lý không thể theo dõi các cuộc hội thoại, quyết định và đầu cơ nhanh chóng.
Trên các ứng dụng giao tiếp và cộng tác phổ biến nhất, tin nhắn của mọi người nằm trên cùng một sân chơi. Trong một cuộc khủng hoảng, không có thông điệp nào được duy trì như một chỉ thị rõ ràng, đáng tin cậy.
PHƯƠNG THỨC TRUYỀN THÔNG TRUYỀN THỐNG CUNG CẤP MỘT NỀN TẢNG TRONG MỘT THỜI ĐIỂM KHÔNG CHẮC CHẮN
Các công cụ cộng tác tức thì rất dễ sử dụng và đặc biệt, nhưng đó không phải là những gì chúng ta cần trong một môi trường không chắc chắn. Một cuộc khủng hoảng là thời gian để giao tiếp chu đáo và các tổ chức phải tập trung vào kiểm duyệt và kiểm soát thông điệp chính thức của công ty. Vì vậy, làm thế nào để bạn cấu trúc giao tiếp và hợp tác cho một thực tế mới? Các tổ chức phải hoàn nguyên và suy nghĩ lại về việc sử dụng mạng nội bộ, email và blog của công ty.
Đây là những công cụ phát sóng chính xác cho các thông điệp có tầm quan trọng vì chúng cho thấy mức độ bảo mật và tin cậy nhất định. Một thông báo chính thức trên mạng nội bộ từ Giám đốc điều hành phác thảo hướng dẫn và hành động sắp tới cho du lịch hoặc chính sách làm việc tại nhà mới cung cấp cho nhân viên mặt đất vững chắc ngăn chặn những gì họ đang làm, kiểm tra Slack và dành một chút thời gian để đọc và tiêu hóa giao tiếp. Một email hoặc bài đăng trên blog chính thức có khả năng thu hút sự chú ý của một tổ chức mà các công cụ truyền thông mới hơn này không có.
Cùng với sự tin tưởng, các phương pháp truyền thống tạo điều kiện cho rào cản đôi khi cần thiết để tham gia vào các cuộc hội thoại quan trọng. Với email và blog, có nhiều lựa chọn hơn cho việc quản trị tương tác xung quanh thư; ví dụ: trong một blog trên mạng nội bộ của công ty, người đăng có thể tắt nhận xét hoặc bật nhận xét có chừng mực. Quy trình làm việc tích hợp cho tin nhắn cũng được kiểm soát và đơn giản hóa hơn nhiều, cho phép thực hiện các bước quy trình phê duyệt để đảm bảo đúng người đăng nhập vào tin nhắn trước khi được đăng.
ĐỪNG ĐỂ HOẢNG LOẠN ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUYẾT ĐỊNH LIÊN LẠC CỦA TỔ CHỨC CỦA BẠN TRONG MỘT CUỘC KHỦNG HOẢNG
Trừ khi điều quan trọng đối với nghề nghiệp bạn chọn là bạn sẽ nhanh chóng thảo luận về tình huống khủng hoảng với đồng nghiệp suốt ngày, tránh chọn Slack hoặc Nhóm để liên lạc chính thức về chủ đề này hoặc để tạo điều kiện cho những cuộc trò chuyện nhạy cảm này.
Suy nghĩ lại về cách nhân viên tiếp nhận và tiếp thu thông điệp tốt nhất, và quay trở lại các phương pháp đã được thử và đúng để truyền đạt thông tin quan trọng. Trong những thời điểm không chắc chắn, đó không phải là những tiếng nói lớn nhất, những bình luận dí dỏm nhất hay những bàn phím nhanh nhất mà nhân viên tìm đến để hướng dẫn, đó là những người lãnh đạo của họ và thông điệp rõ ràng và súc tích mà họ đưa ra.
'Các công cụ năng suất có thể tạo ra một sự chấm dứt của sự phân tâm và đầu cơ.' Tại sao Slack, Đội và những người khác không tốt trong khủng hoảng
[Ảnh: Wokandapix / Pixabay]
BỞI MIKE HICKS3 PHÚT ĐỌC
Các ứng dụng cộng tác như Slack và Microsoft Team muốn tự hào rằng các sản phẩm của họ là lý tưởng trong thời điểm không chắc chắn hoặc khủng hoảng.
Điều này không chỉ xa chính xác, mà còn liều lĩnh. Trong một thế giới của sự đổi mới công nghệ nhanh chóng và truyền thông tức thời, các cổ phần cao của một cuộc khủng hoảng tạo ra một nhu cầu quan trọng để đứng vững bằng các phương pháp chia sẻ thông tin đã được thử và đúng.
CÔNG CỤ NĂNG SUẤT CÓ THỂ TẠO RA MỘT SỰ PHÂN TÂM VÀ ĐẦU CƠ
Để rõ ràng, có một nơi và lợi ích cho các công cụ như Slack và Teams. Đối với một người, họ đã hạ thấp rào cản để tham gia vào các cuộc trò chuyện, dẫn đến hệ thống phân cấp phẳng hơn và tiếng nói cho những người thường im lặng. Họ cũng khuyến khích các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, không làm việc giữa các đồng nghiệp và theo một cách nào đó, các công cụ này xóa hộp thư đến của nhiều email không cần thiết.
Mặt khác, các công cụ cộng tác là những yếu tố gây xao lãng lớn, tạo ra các vấn đề nghiêm trọng về quản lý thời gian và năng suất.
Slack và Team tạo ra một sự lựa chọn nguy hiểm cho nhân viên mỗi ngày. Tôi có ngừng làm việc và đào bới cuộc trò chuyện Slack này trong trường hợp có điều gì đó quan trọng không? Hay tôi bỏ qua thông báo của mình, đi làm và có nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng? Mặc dù rủi ro này có thể xảy ra vào một ngày bình thường, trong thời điểm khủng hoảng, nó đã tăng đến mức nguy hiểm. Điều này đặc biệt đúng khi khối lượng tin nhắn tăng lên vượt xa mọi thứ chúng ta đã trải nghiệm trước đó.
Với Slack, Teams và các công cụ tương tự khác, các tổ chức đã vô tình tạo ra các môi trường nơi thông tin không được kiểm soát và phần lớn không bị cản trở. Khi một cuộc khủng hoảng lớn xảy ra, mọi người xung quanh máy làm mát nước ảo có cơ hội hòa nhập và giúp thúc đẩy sự hoảng loạn. Và bởi vì các công cụ này thường không được kiểm soát, các nhà quản lý không thể theo dõi các cuộc hội thoại, quyết định và đầu cơ nhanh chóng.
Trên các ứng dụng giao tiếp và cộng tác phổ biến nhất, tin nhắn của mọi người nằm trên cùng một sân chơi. Trong một cuộc khủng hoảng, không có thông điệp nào được duy trì như một chỉ thị rõ ràng, đáng tin cậy.
PHƯƠNG THỨC TRUYỀN THÔNG TRUYỀN THỐNG CUNG CẤP MỘT NỀN TẢNG TRONG MỘT THỜI ĐIỂM KHÔNG CHẮC CHẮN
Các công cụ cộng tác tức thì rất dễ sử dụng và đặc biệt, nhưng đó không phải là những gì chúng ta cần trong một môi trường không chắc chắn. Một cuộc khủng hoảng là thời gian để giao tiếp chu đáo và các tổ chức phải tập trung vào kiểm duyệt và kiểm soát thông điệp chính thức của công ty. Vì vậy, làm thế nào để bạn cấu trúc giao tiếp và hợp tác cho một thực tế mới? Các tổ chức phải hoàn nguyên và suy nghĩ lại về việc sử dụng mạng nội bộ, email và blog của công ty.
Đây là những công cụ phát sóng chính xác cho các thông điệp có tầm quan trọng vì chúng cho thấy mức độ bảo mật và tin cậy nhất định. Một thông báo chính thức trên mạng nội bộ từ Giám đốc điều hành phác thảo hướng dẫn và hành động sắp tới cho du lịch hoặc chính sách làm việc tại nhà mới cung cấp cho nhân viên mặt đất vững chắc ngăn chặn những gì họ đang làm, kiểm tra Slack và dành một chút thời gian để đọc và tiêu hóa giao tiếp. Một email hoặc bài đăng trên blog chính thức có khả năng thu hút sự chú ý của một tổ chức mà các công cụ truyền thông mới hơn này không có.
Cùng với sự tin tưởng, các phương pháp truyền thống tạo điều kiện cho rào cản đôi khi cần thiết để tham gia vào các cuộc hội thoại quan trọng. Với email và blog, có nhiều lựa chọn hơn cho việc quản trị tương tác xung quanh thư; ví dụ: trong một blog trên mạng nội bộ của công ty, người đăng có thể tắt nhận xét hoặc bật nhận xét có chừng mực. Quy trình làm việc tích hợp cho tin nhắn cũng được kiểm soát và đơn giản hóa hơn nhiều, cho phép thực hiện các bước quy trình phê duyệt để đảm bảo đúng người đăng nhập vào tin nhắn trước khi được đăng.
ĐỪNG ĐỂ HOẢNG LOẠN ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUYẾT ĐỊNH LIÊN LẠC CỦA TỔ CHỨC CỦA BẠN TRONG MỘT CUỘC KHỦNG HOẢNG
Trừ khi điều quan trọng đối với nghề nghiệp bạn chọn là bạn sẽ nhanh chóng thảo luận về tình huống khủng hoảng với đồng nghiệp suốt ngày, tránh chọn Slack hoặc Nhóm để liên lạc chính thức về chủ đề này hoặc để tạo điều kiện cho những cuộc trò chuyện nhạy cảm này.
Suy nghĩ lại về cách nhân viên tiếp nhận và tiếp thu thông điệp tốt nhất, và quay trở lại các phương pháp đã được thử và đúng để truyền đạt thông tin quan trọng. Trong những thời điểm không chắc chắn, đó không phải là những tiếng nói lớn nhất, những bình luận dí dỏm nhất hay những bàn phím nhanh nhất mà nhân viên tìm đến để hướng dẫn, đó là những người lãnh đạo của họ và thông điệp rõ ràng và súc tích mà họ đưa ra.
Nhận xét
Đăng nhận xét