5 cách để tạo niềm tin khi các nhóm của bạn làm việc tại nhà vô thời hạn
Làm thế nào để người quản lý từ xa biết người của họ đang làm việc? Và làm thế nào nhân viên từ xa có thể cho sếp thấy rằng họ đang hoàn thành công việc? Dưới đây là một số bài tập xây dựng lòng tin để vượt qua quá trình chuyển đổi sang công việc từ xa.
5 cách để tạo niềm tin khi các nhóm của bạn làm việc tại nhà vô thời hạn
Trân trọng Truyền thông / Bapt]
BỞI WADE FOSTER CỔ ZAPIER6 PHÚT ĐỌC
Bất cứ khi nào mọi người chuyển sang làm việc từ xa, họ thường hỏi tôi về trách nhiệm. Làm thế nào để người quản lý từ xa biết người của họ đang làm việc? Và làm thế nào nhân viên từ xa có thể cho sếp thấy rằng họ đang hoàn thành công việc?
Sự không chắc chắn ở đây có thể dẫn đến hai vấn đề phổ biến: Người quản lý kết thúc vi mô và nhân viên kết thúc làm việc quá sức để chứng tỏ bản thân. Nhưng cả hai tình huống đó là rất nhiều có thể tránh được. Giải pháp là, đơn giản, tin tưởng.
Nếu bạn có thể nuôi dưỡng văn hóa tin cậy, nhóm từ xa của bạn sẽ phát triển mạnh. Vì vậy, đây là một số lời khuyên của tôi và một vài người bạn của tôi trong công việc từ xa về cách xây dựng niềm tin trong một nhóm từ xa.
MẶC ĐỊNH ĐỂ MINH BẠCH
Một trong những giá trị cốt lõi của chúng tôi tại Zapier là mặc định là minh bạch. Đó là điều mà mọi công ty nên làm, nhưng nó thậm chí còn quan trọng hơn trong môi trường làm việc từ xa. Với tất cả mọi người làm việc một mình, việc vô tình giữ lại thông tin hoặc không cung cấp đủ ngữ cảnh cho đồng đội của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Bằng cách đi ra ngoài để cung cấp thông tin liên quan, điều đó có nghĩa là hiếm khi có bất ngờ. Và nếu bạn muốn tạo dựng niềm tin, bạn không thể có những bất ngờ.
Chế độ giao tiếp chính cho các đội từ xa thường là một công cụ trò chuyện nhóm, chúng tôi sử dụng Slack tại Zapier. Michael Pryor , đồng sáng lập của Trello, lưu ý rằng, khi chuyển sang làm việc từ xa, mọi người chuyển sang Slack và coi nó như email, sử dụng nhiều tin nhắn trực tiếp thay vì đăng trên các kênh công cộng. Anh đừng làm vậy, anh nói. Ưu điểm của Slack là nó trong suốt. Nếu bạn giữ gần như tất cả các cuộc thảo luận trong các kênh công cộng, không ai cần phải lo lắng rằng họ đang bị bỏ rơi trong các cuộc trò chuyện quan trọng. Điều này tạo ra một nền văn hóa tin tưởng, không ai cảm thấy như mọi thứ đang diễn ra đằng sau những cánh cửa đóng kín mà họ không biết.
Michael tiếp tục: Tất nhiên, nếu bạn cảm thấy như có một thông tin sai lệch xảy ra, hãy chuyển sang Zoom vì trong kênh Slack công khai, về cơ bản bạn đang có một cuộc tranh cãi trước toàn văn phòng. Nhưng một khi bạn đã giải quyết được vấn đề, hãy quay lại Slack và chuyển tiếp kết quả. Điều đó rất quan trọng: ngay cả khi bạn sử dụng các hình thức giao tiếp không công khai, hãy chắc chắn chắt lọc bất kỳ ý nghĩa nào và chia sẻ chúng với nhóm lớn hơn.
Một điều nữa tôi khuyến khích tại Zapier: Không đặt câu hỏi ẩn danh. Thật quá dễ dàng để ẩn đằng sau sự ẩn danh (nếu bạn đang sử dụng một công cụ cho phép nó). Nhưng bằng cách đính kèm tên của bạn vào bất kỳ câu hỏi và nhận xét nào, bạn sẽ giúp thúc đẩy văn hóa minh bạch mà cuối cùng giúp xây dựng niềm tin với đồng đội của bạn.
LÀM QUEN NHAU
Bạn càng biết nhiều người, bạn càng tin tưởng họ. Sarah Park , chủ tịch của MeetEdgar, hiểu điều này và khuyến khích các đội ở xa làm cho việc xã hội hóa trở thành ưu tiên:
Bạn càng có nhiều thời gian để có một cuộc trò chuyện ngớ ngẩn trên Slack, thì càng dễ dàng hơn khi bạn thực hiện cuộc gọi video lần đầu tiên với những người trong nhóm của bạn và phải bắt đầu lao vào công việc. Nó thực sự giúp bôi trơn công việc chính nó.
Tại Zapier, chúng tôi có hơn một trăm kênh dành riêng cho việc xã hội hóa. Tất cả các kênh ngoài chủ đề này đều có tiền tố # fun-: Có # fun-art, # fun-dog, # fun-chày. Thời gian mọi người dành cho các kênh này không bị coi là chùn bước, đó là cách để tìm hiểu những người bạn làm việc cùng, vì vậy bạn có thể tin tưởng họ nhiều hơn khi đến lúc hoàn thành công việc.
Có nhiều cách khác để tìm hiểu nhau. Tại Zapier, chúng tôi sử dụng Donut để thiết lập các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên với mọi người trong toàn công ty mỗi tuần. Hoặc, Kieran Flanagan , phó chủ tịch tiếp thị tại HubSpot, đề nghị biến các cuộc họp tất cả của bạn thành các cuộc gặp gỡ nhóm nhỏ với tính năng đột phá của Zoom.
Kieran cũng khuyến khích mọi người mở rộng khía cạnh xã hội này đến mối quan hệ báo cáo của người quản lý:
Dành năm phút đầu tiên trong các cuộc họp 1: 1 của bạn chỉ để đặt câu hỏi về cuộc sống của người đó. Vì mọi thứ ở xa đều đúng giờ, nên bạn thường nói về công việc thường xuyên hơn là vì bạn không có những cuộc trò chuyện hữu cơ đó. Cố gắng tạo lại những khoảnh khắc mà bạn nói về những thứ khác.
Nó có thể cảm thấy lãng phí thời gian gặp gỡ quý giá, nhưng đó không phải là cách để đảm bảo rằng mọi người vẫn cảm thấy được kết nối, điều rất quan trọng trong việc xây dựng một nền văn hóa xa xôi hoạt động.
ĐẶT KỲ VỌNG RÕ RÀNG VÀ BÁM SÁT CHÚNG
Natalie Nagele , đồng sáng lập của Wildbit, lập luận rằng cách nhanh nhất để xây dựng lòng tin là tạo ra các mục tiêu rõ ràng và chia sẻ chúng. Đội ngũ của Natalie không có đăng ký hàng ngày, nhưng đó là vì họ đã làm việc từ xa trong nhiều năm và đã tạo được niềm tin đó. Nhưng khi bạn mới bắt đầu, hoặc bạn đang ở trên một nhân viên mới, thì việc đăng ký phù hợp hơn sẽ đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì họ mong đợi ở họ.
Kieran đồng ý và cho biết thêm rằng các nhà quản lý cần phải làm rõ cách họ mong đợi tiến trình được truyền đạt. Họ có muốn chỉ đạo của họ nói với họ những gì họ đã hoàn thành mỗi ngày không? Gửi cho họ một thông báo cuối tuần? Lưu nó trong 1: 1s? Điều này mang lại cho nhân viên một thứ gì đó cụ thể để làm việc và khuyến khích họ nói với người quản lý của họ nếu họ bị mắc kẹt vào điều gì đó.
Khi bạn đã đặt ra những kỳ vọng đó, Sarah lưu ý, bạn cần phải tuân theo chúng: Triệu Nhóm của bạn cần biết rằng bạn sẽ không thay đổi các cột gôn trên chúng. Tất nhiên, điều này được hỗ trợ bởi tính minh bạch mà chúng tôi đã đề cập trước đó: ghi lại cuộc họp ghi lại, gửi thông tin cập nhật tới Slack, đảm bảo tất cả các kỳ vọng được viết ra và chia sẻ.
TẬP TRUNG VÀO ĐẦU RA, KHÔNG PHẢI THỜI GIAN NGỒI
Khi chúng ta nói về niềm tin vào công việc từ xa, chúng ta sẽ không nói về việc tin tưởng rằng mọi người đang làm việc từ 9-5 hoặc 8-7 hoặc bất cứ điều gì tương tự. Chúng tôi tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành những gì chúng tôi đã đồng ý họ nên hoàn thành.
Thực tế, khi bạn làm việc ở nhà, bạn sẽ giặt giũ trong ngày. Bạn chỉ là. Natalie lập luận:
Tôi nghĩ rằng có một cơ hội ở đây để tìm hiểu làm thế nào để trở thành một người quản lý coi trọng đầu ra, chứ không phải thời gian ngồi. Đối với tôi, giá trị của công việc từ xa là sự tin tưởng và khả năng trao quyền cho mọi người quản lý thời gian của họ, quản lý ngày và trách nhiệm của họ xung quanh một đầu ra. Chúng tôi hứa với nhau: Tôi sẽ chuyển giao thứ này và nếu tôi không thể giao nó cho bạn, tôi sẽ nói tại sao.
Natalie nghĩ rằng điều này cũng nên được áp dụng cho các cài đặt văn phòng, nhưng điều đó là cần thiết với công việc từ xa. Khi bạn đã làm việc từ xa đủ lâu, nó trở thành bản chất thứ hai: thời gian ngồi không còn là một số liệu nữa. Cuối cùng, nhân viên phải chịu trách nhiệm cho công việc họ làm chứ không phải giờ họ làm việc.
SỬ DỤNG TỰ ĐỘNG HÓA
Các công cụ chúng tôi sử dụng để lại một dấu vết lớn của khí thải kỹ thuật số. Người quản lý có thể thấy những gì nhân viên đang làm việc trong Trello, trong Google Docs, ở Zendesk, Salesforce, ở Jira, trong GitHub, không có cách nào để theo dõi mọi thứ. Điều đó có thể dẫn đến hai điều. Một: bạn quản lý vi mô để chắc chắn mọi người đang làm mọi thứ họ nói họ đang làm. Hai: bạn biết bạn không thể theo kịp và bạn mất liên lạc với những gì nhân viên của bạn đang thực sự làm việc.
Nếu bạn thiết lập Zaps (thuật ngữ của chúng tôi cho quy trình làm việc tự động), bạn có thể đưa tất cả những thứ này vào Slack, và thấy công việc diễn ra trước mắt bạn. Bạn không phải liên tục kiểm tra mọi người hoặc trong các ứng dụng, nhưng bạn vẫn đồng điệu với những gì đang diễn ra.
Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để giữ cho nhân viên làm việc tại nhà có trách nhiệm, thì nó luôn được tin tưởng. Sự tin tưởng giữa các đồng đội là nền tảng của hầu hết mọi khía cạnh của một doanh nghiệp thành công. Phải mất thêm một chút nỗ lực để xây dựng niềm tin đó vào một nhóm từ xa, nhưng có những cách rõ ràng để thực hiện nó.
5 cách để tạo niềm tin khi các nhóm của bạn làm việc tại nhà vô thời hạn
Trân trọng Truyền thông / Bapt]
BỞI WADE FOSTER CỔ ZAPIER6 PHÚT ĐỌC
Bất cứ khi nào mọi người chuyển sang làm việc từ xa, họ thường hỏi tôi về trách nhiệm. Làm thế nào để người quản lý từ xa biết người của họ đang làm việc? Và làm thế nào nhân viên từ xa có thể cho sếp thấy rằng họ đang hoàn thành công việc?
Sự không chắc chắn ở đây có thể dẫn đến hai vấn đề phổ biến: Người quản lý kết thúc vi mô và nhân viên kết thúc làm việc quá sức để chứng tỏ bản thân. Nhưng cả hai tình huống đó là rất nhiều có thể tránh được. Giải pháp là, đơn giản, tin tưởng.
Nếu bạn có thể nuôi dưỡng văn hóa tin cậy, nhóm từ xa của bạn sẽ phát triển mạnh. Vì vậy, đây là một số lời khuyên của tôi và một vài người bạn của tôi trong công việc từ xa về cách xây dựng niềm tin trong một nhóm từ xa.
MẶC ĐỊNH ĐỂ MINH BẠCH
Một trong những giá trị cốt lõi của chúng tôi tại Zapier là mặc định là minh bạch. Đó là điều mà mọi công ty nên làm, nhưng nó thậm chí còn quan trọng hơn trong môi trường làm việc từ xa. Với tất cả mọi người làm việc một mình, việc vô tình giữ lại thông tin hoặc không cung cấp đủ ngữ cảnh cho đồng đội của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Bằng cách đi ra ngoài để cung cấp thông tin liên quan, điều đó có nghĩa là hiếm khi có bất ngờ. Và nếu bạn muốn tạo dựng niềm tin, bạn không thể có những bất ngờ.
Chế độ giao tiếp chính cho các đội từ xa thường là một công cụ trò chuyện nhóm, chúng tôi sử dụng Slack tại Zapier. Michael Pryor , đồng sáng lập của Trello, lưu ý rằng, khi chuyển sang làm việc từ xa, mọi người chuyển sang Slack và coi nó như email, sử dụng nhiều tin nhắn trực tiếp thay vì đăng trên các kênh công cộng. Anh đừng làm vậy, anh nói. Ưu điểm của Slack là nó trong suốt. Nếu bạn giữ gần như tất cả các cuộc thảo luận trong các kênh công cộng, không ai cần phải lo lắng rằng họ đang bị bỏ rơi trong các cuộc trò chuyện quan trọng. Điều này tạo ra một nền văn hóa tin tưởng, không ai cảm thấy như mọi thứ đang diễn ra đằng sau những cánh cửa đóng kín mà họ không biết.
Michael tiếp tục: Tất nhiên, nếu bạn cảm thấy như có một thông tin sai lệch xảy ra, hãy chuyển sang Zoom vì trong kênh Slack công khai, về cơ bản bạn đang có một cuộc tranh cãi trước toàn văn phòng. Nhưng một khi bạn đã giải quyết được vấn đề, hãy quay lại Slack và chuyển tiếp kết quả. Điều đó rất quan trọng: ngay cả khi bạn sử dụng các hình thức giao tiếp không công khai, hãy chắc chắn chắt lọc bất kỳ ý nghĩa nào và chia sẻ chúng với nhóm lớn hơn.
Một điều nữa tôi khuyến khích tại Zapier: Không đặt câu hỏi ẩn danh. Thật quá dễ dàng để ẩn đằng sau sự ẩn danh (nếu bạn đang sử dụng một công cụ cho phép nó). Nhưng bằng cách đính kèm tên của bạn vào bất kỳ câu hỏi và nhận xét nào, bạn sẽ giúp thúc đẩy văn hóa minh bạch mà cuối cùng giúp xây dựng niềm tin với đồng đội của bạn.
LÀM QUEN NHAU
Bạn càng biết nhiều người, bạn càng tin tưởng họ. Sarah Park , chủ tịch của MeetEdgar, hiểu điều này và khuyến khích các đội ở xa làm cho việc xã hội hóa trở thành ưu tiên:
Bạn càng có nhiều thời gian để có một cuộc trò chuyện ngớ ngẩn trên Slack, thì càng dễ dàng hơn khi bạn thực hiện cuộc gọi video lần đầu tiên với những người trong nhóm của bạn và phải bắt đầu lao vào công việc. Nó thực sự giúp bôi trơn công việc chính nó.
Tại Zapier, chúng tôi có hơn một trăm kênh dành riêng cho việc xã hội hóa. Tất cả các kênh ngoài chủ đề này đều có tiền tố # fun-: Có # fun-art, # fun-dog, # fun-chày. Thời gian mọi người dành cho các kênh này không bị coi là chùn bước, đó là cách để tìm hiểu những người bạn làm việc cùng, vì vậy bạn có thể tin tưởng họ nhiều hơn khi đến lúc hoàn thành công việc.
Có nhiều cách khác để tìm hiểu nhau. Tại Zapier, chúng tôi sử dụng Donut để thiết lập các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên với mọi người trong toàn công ty mỗi tuần. Hoặc, Kieran Flanagan , phó chủ tịch tiếp thị tại HubSpot, đề nghị biến các cuộc họp tất cả của bạn thành các cuộc gặp gỡ nhóm nhỏ với tính năng đột phá của Zoom.
Kieran cũng khuyến khích mọi người mở rộng khía cạnh xã hội này đến mối quan hệ báo cáo của người quản lý:
Dành năm phút đầu tiên trong các cuộc họp 1: 1 của bạn chỉ để đặt câu hỏi về cuộc sống của người đó. Vì mọi thứ ở xa đều đúng giờ, nên bạn thường nói về công việc thường xuyên hơn là vì bạn không có những cuộc trò chuyện hữu cơ đó. Cố gắng tạo lại những khoảnh khắc mà bạn nói về những thứ khác.
Nó có thể cảm thấy lãng phí thời gian gặp gỡ quý giá, nhưng đó không phải là cách để đảm bảo rằng mọi người vẫn cảm thấy được kết nối, điều rất quan trọng trong việc xây dựng một nền văn hóa xa xôi hoạt động.
ĐẶT KỲ VỌNG RÕ RÀNG VÀ BÁM SÁT CHÚNG
Natalie Nagele , đồng sáng lập của Wildbit, lập luận rằng cách nhanh nhất để xây dựng lòng tin là tạo ra các mục tiêu rõ ràng và chia sẻ chúng. Đội ngũ của Natalie không có đăng ký hàng ngày, nhưng đó là vì họ đã làm việc từ xa trong nhiều năm và đã tạo được niềm tin đó. Nhưng khi bạn mới bắt đầu, hoặc bạn đang ở trên một nhân viên mới, thì việc đăng ký phù hợp hơn sẽ đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì họ mong đợi ở họ.
Kieran đồng ý và cho biết thêm rằng các nhà quản lý cần phải làm rõ cách họ mong đợi tiến trình được truyền đạt. Họ có muốn chỉ đạo của họ nói với họ những gì họ đã hoàn thành mỗi ngày không? Gửi cho họ một thông báo cuối tuần? Lưu nó trong 1: 1s? Điều này mang lại cho nhân viên một thứ gì đó cụ thể để làm việc và khuyến khích họ nói với người quản lý của họ nếu họ bị mắc kẹt vào điều gì đó.
Khi bạn đã đặt ra những kỳ vọng đó, Sarah lưu ý, bạn cần phải tuân theo chúng: Triệu Nhóm của bạn cần biết rằng bạn sẽ không thay đổi các cột gôn trên chúng. Tất nhiên, điều này được hỗ trợ bởi tính minh bạch mà chúng tôi đã đề cập trước đó: ghi lại cuộc họp ghi lại, gửi thông tin cập nhật tới Slack, đảm bảo tất cả các kỳ vọng được viết ra và chia sẻ.
TẬP TRUNG VÀO ĐẦU RA, KHÔNG PHẢI THỜI GIAN NGỒI
Khi chúng ta nói về niềm tin vào công việc từ xa, chúng ta sẽ không nói về việc tin tưởng rằng mọi người đang làm việc từ 9-5 hoặc 8-7 hoặc bất cứ điều gì tương tự. Chúng tôi tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành những gì chúng tôi đã đồng ý họ nên hoàn thành.
Thực tế, khi bạn làm việc ở nhà, bạn sẽ giặt giũ trong ngày. Bạn chỉ là. Natalie lập luận:
Tôi nghĩ rằng có một cơ hội ở đây để tìm hiểu làm thế nào để trở thành một người quản lý coi trọng đầu ra, chứ không phải thời gian ngồi. Đối với tôi, giá trị của công việc từ xa là sự tin tưởng và khả năng trao quyền cho mọi người quản lý thời gian của họ, quản lý ngày và trách nhiệm của họ xung quanh một đầu ra. Chúng tôi hứa với nhau: Tôi sẽ chuyển giao thứ này và nếu tôi không thể giao nó cho bạn, tôi sẽ nói tại sao.
Natalie nghĩ rằng điều này cũng nên được áp dụng cho các cài đặt văn phòng, nhưng điều đó là cần thiết với công việc từ xa. Khi bạn đã làm việc từ xa đủ lâu, nó trở thành bản chất thứ hai: thời gian ngồi không còn là một số liệu nữa. Cuối cùng, nhân viên phải chịu trách nhiệm cho công việc họ làm chứ không phải giờ họ làm việc.
SỬ DỤNG TỰ ĐỘNG HÓA
Các công cụ chúng tôi sử dụng để lại một dấu vết lớn của khí thải kỹ thuật số. Người quản lý có thể thấy những gì nhân viên đang làm việc trong Trello, trong Google Docs, ở Zendesk, Salesforce, ở Jira, trong GitHub, không có cách nào để theo dõi mọi thứ. Điều đó có thể dẫn đến hai điều. Một: bạn quản lý vi mô để chắc chắn mọi người đang làm mọi thứ họ nói họ đang làm. Hai: bạn biết bạn không thể theo kịp và bạn mất liên lạc với những gì nhân viên của bạn đang thực sự làm việc.
Nếu bạn thiết lập Zaps (thuật ngữ của chúng tôi cho quy trình làm việc tự động), bạn có thể đưa tất cả những thứ này vào Slack, và thấy công việc diễn ra trước mắt bạn. Bạn không phải liên tục kiểm tra mọi người hoặc trong các ứng dụng, nhưng bạn vẫn đồng điệu với những gì đang diễn ra.
Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để giữ cho nhân viên làm việc tại nhà có trách nhiệm, thì nó luôn được tin tưởng. Sự tin tưởng giữa các đồng đội là nền tảng của hầu hết mọi khía cạnh của một doanh nghiệp thành công. Phải mất thêm một chút nỗ lực để xây dựng niềm tin đó vào một nhóm từ xa, nhưng có những cách rõ ràng để thực hiện nó.
Nhận xét
Đăng nhận xét