6 điều bạn phải làm để ace các cuộc họp từ xa
Cộng tác từ xa có khả năng gây xao lãng và truyền thông sai, nhưng thực tiễn tốt nhất có thể giúp các nhóm làm việc theo cách khóa.
6 điều bạn phải làm để ace các cuộc họp từ xa
[Nguồn hình ảnh: Olga Kurbatova / iStock]
BỞI ANDREA SUMMERS4 PHÚT ĐỌC
Sự to lớn của những gì đã xảy ra trong vài tuần qua đang đánh thuế sự tập trung của những người làm việc từ xa theo vô số cách. Mối quan tâm trước mắt và cấp bách bao gồm: Sức khỏe và hạnh phúc của bản thân và người khác; ổn định công việc, đầu tư cá nhân và triển vọng kinh tế lớn hơn; nghĩa vụ chăm sóc trẻ em và giáo dục tại nhà; và dự trữ các nguồn cung cấp cơ bản nhất, hàng ngày. Nói tóm lại, công nhân chưa bao giờ bị phân tâm như vậy, ngay cả khi các nhà lãnh đạo tổ chức cần họ tập trung hơn bao giờ hết để giúp các công ty của họ vượt qua cơn bão.
Trên hết, những người mới làm việc từ xa đang học hỏi rằng việc làm việc từ xa đi kèm với một loạt các thách thức độc đáo, bao gồm các cơ hội lớn hơn nhiều để phân tâm và truyền thông. Tất cả quá dễ dàng để các đội mất dấu vết hoặc đơn giản là hiểu nhầm ai chịu trách nhiệm cho việc gì và khi ở trong một môi trường hoàn toàn thiếu các dấu hiệu trực quan thông thường và nhắc nhở ngẫu hứng về những gì cần phải làm.
May mắn thay, có những nhà lãnh đạo thực hành tốt nhất có thể tạo ra để giúp đảm bảo các đội của họ đang diễu hành. Điều này đòi hỏi sự siêng năng xung quanh các cuộc họp từ xa, đóng vai trò là phương tiện thiết yếu để nhân viên cùng nhau giao tiếp, lên kế hoạch và hợp tác thành công, hoặc thay phiên nhau để đi xuống dốc trơn tru và nguy hiểm khi làm việc tại các mục đích đối phó.
Dưới đây là một số bước mà các nhà lãnh đạo và các nhóm của họ nên đưa ra để tận dụng tối đa các cuộc họp từ xa và để liên kết trong những thời điểm thử thách này.
XÂY DỰNG KỊP THỜI ĐỂ ĐĂNG KÝ CÁ NHÂN
Nhân viên quay số vào các cuộc họp từ xa có nhiều khả năng tập trung nghiêm ngặt vào danh sách việc cần làm cụ thể của họ. Mặc dù điều này có vẻ giống như một sự tăng cường năng suất, nó cách ly các công nhân với nhau về tinh thần dồn nén của nhau và giảm sự hợp tác quan trọng. Để thúc đẩy các kết nối, các cá nhân cần có, đặc biệt là ngay bây giờ, để cảm nhận đầy đủ về con người và làm việc hiệu quả, hãy bắt đầu các cuộc họp từ xa bằng một câu hỏi có ý nghĩa. Bạn thậm chí nên tạo một mục hàng chương trình nghị sự cho đăng ký này để phân bổ một lượng thời gian nhất định cho mỗi người tham gia trả lời. Điều này sẽ cung cấp cho nhân viên một cơ hội để làm sạch không khí, thoát khỏi một số căng thẳng và lo lắng, có căn cứ, và sau đó chuyển trọng tâm của họ sang các vấn đề trong tầm tay. Việc giảm thời gian họp dành cho công việc sẽ không phải là vấn đề. Nghiên cứu đã chỉ ra các cuộc họp ngắn thực sự tập trung hơn và có tác động nhiều hơn.
CHO PHÉP NHÀ VÀ LÀM VIỆC ĐỂ HỢP NHẤT
Với các bậc cha mẹ đang làm việc phải vật lộn để trông trẻ và trẻ em ở nhà ngay cả khi họ làm thêm giờ để giúp các công ty của họ vượt qua cuộc khủng hoảng này, điều quan trọng là phải cho phép sự gián đoạn cá nhân thường xuyên trong các cuộc họp từ xa. Để minh họa, các nhân viên không thoải mái yêu cầu các thành viên trong nhóm lặp lại nếu sự chú ý của họ bị kéo ra trong giây lát bởi một đứa trẻ có thể giả vờ hiểu các mệnh lệnh hành quân của họ trong khi thực tế họ không làm vậy. Hơn thế nữa, sự pha trộn giữa công việc và cuộc sống gia đình có thể nhân đôi trải nghiệm đến với nhau xung quanh chiếc máy nước. Nó tạo ra một không gian duyên dáng cho các kết nối của con người nhằm khuyến khích các thành viên trong nhóm giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau khi họ muốn đạt được các mục tiêu lớn, tập thể trong bối cảnh căng thẳng.
HÃY THÊM Ý VỚI CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ
Theo các thực tiễn tốt nhất xung quanh chương trình nghị sự có thể đi một chặng đường dài để tối đa hóa năng suất cuộc họp từ xa. Ví dụ, chương trình nghị sự phải luôn nêu rõ mục đích rõ ràng của cuộc họp và những gì cần phải hoàn thành như thế nào và trong khung thời gian nào. Ví dụ: một thử thách có thể yêu cầu quyết định sau khi hỏi đáp và động não trong vòng 60 phút. Ngoài ra, cần có sự rõ ràng hoàn toàn về người trong từng trường hợp chịu trách nhiệm tạo và gửi chương trình nghị sự (cùng với thông tin cơ bản liên quan) và kỳ vọng rõ ràng về sự cần thiết phải dành thời gian để xem xét để người tham gia chuẩn bị đầy đủ để hoàn thành mục tiêu.
TÓM TẮT LẠI. TÓM TẮT LẠI. TÓM TẮT LẠI.
Vào cuối các cuộc họp từ xa, bắt buộc phải xác định các bước tiếp theo và lộ trình để đạt được chúng. Sự bao bọc bằng lời nói này có thể đóng vai trò là khuôn khổ cho một bản tóm tắt bằng văn bản chính thức, toàn diện hơn dựa trên các ghi chú chuyên sâu, lý tưởng được nắm bắt bởi một người nào đó không phải là người dẫn đầu cuộc họp. Điều quan trọng là trước khi bắt đầu các cuộc họp, mọi người đều biết ai đang ghi chú và ai đang tạo và phân phối bản tóm tắt chính thức, bao gồm các bước tiếp theo ngay lập tức và dài hạn hơn, các bên chịu trách nhiệm về việc giao hàng và đăng xuất, và rõ ràng mốc thời gian. Rõ ràng về những trách nhiệm này và quá trình cần thiết để tiến về phía trước là rất quan trọng trong một môi trường xa. Các đội nên được khuyến khích để truyền thông quá mức là không an toàn.
HÃY CHẮC CHẮN RẰNG CÔNG NGHỆ CỦA BẠN HOẠT ĐỘNG
Hiểu các cuộc gọi hội nghị và hệ thống video hơi quá tải và có thể không hoạt động như trước, nhân viên từ xa phải làm mọi thứ có thể để đảm bảo công nghệ cá nhân không can thiệp vào lịch họp. Điều đó bao gồm các công nhân có sẵn mật khẩu, đảm bảo rằng họ có tai nghe chất lượng tốt, v.v. Các cuộc họp lớn và / hoặc đặc biệt quan trọng hoặc các cuộc họp liên quan đến các thành phần như đánh giá PowerPoint từ xa, hợp tác, được hưởng lợi từ việc có một công nghệ được xác định trước xử lý các tác vụ như quản lý âm lượng cuộc gọi và kiểm soát ai là người nổi bật trong hội nghị truyền hình.
GIỮ TRUYỀN THỐNG VĂN PHÒNG SỐNG
Để duy trì một chút bình thường nơi làm việc, hãy tìm cách duy trì truyền thống từ không gian làm việc vật lý. Ví dụ: nếu các đội trước đây có các cuộc họp đi bộ hàng tuần, hãy tìm cách tiếp tục thông qua các cuộc gọi hội nghị được thực hiện thông qua các cuộc đi bộ trong công viên hoặc sân sau tương ứng của đồng đội. Nếu một CEO luôn chia sẻ một bản ghi nhớ vô nghĩa vào ngày Cá tháng Tư, hãy đảm bảo rằng điều đó sẽ tiếp tục. Hãy nhớ rằng, các nghi lễ cung cấp sự thoải mái to lớn, giúp mọi người vượt qua những thời điểm không chắc chắn khi sự gián đoạn của các thói quen có xu hướng thêm vào lo lắng. Nếu không có gì tồn tại trước đây, hãy nghĩ về một cái gì đó mới, như giờ hạnh phúc từ xa, đang ngày càng trở nên phổ biến.
Học cách bắt đầu cuộc họp từ xa bây giờ không chỉ giúp các công ty vượt qua vài tuần khó khăn tiếp theo mà còn điều chỉnh thành một điều rất bình thường mới, trong đó cả tổ chức và công nhân đều muốn tiếp tục làm việc từ xa, tận hưởng các lợi ích được thiết lập tốt và tiết kiệm chi phí .
6 điều bạn phải làm để ace các cuộc họp từ xa
[Nguồn hình ảnh: Olga Kurbatova / iStock]
BỞI ANDREA SUMMERS4 PHÚT ĐỌC
Sự to lớn của những gì đã xảy ra trong vài tuần qua đang đánh thuế sự tập trung của những người làm việc từ xa theo vô số cách. Mối quan tâm trước mắt và cấp bách bao gồm: Sức khỏe và hạnh phúc của bản thân và người khác; ổn định công việc, đầu tư cá nhân và triển vọng kinh tế lớn hơn; nghĩa vụ chăm sóc trẻ em và giáo dục tại nhà; và dự trữ các nguồn cung cấp cơ bản nhất, hàng ngày. Nói tóm lại, công nhân chưa bao giờ bị phân tâm như vậy, ngay cả khi các nhà lãnh đạo tổ chức cần họ tập trung hơn bao giờ hết để giúp các công ty của họ vượt qua cơn bão.
Trên hết, những người mới làm việc từ xa đang học hỏi rằng việc làm việc từ xa đi kèm với một loạt các thách thức độc đáo, bao gồm các cơ hội lớn hơn nhiều để phân tâm và truyền thông. Tất cả quá dễ dàng để các đội mất dấu vết hoặc đơn giản là hiểu nhầm ai chịu trách nhiệm cho việc gì và khi ở trong một môi trường hoàn toàn thiếu các dấu hiệu trực quan thông thường và nhắc nhở ngẫu hứng về những gì cần phải làm.
May mắn thay, có những nhà lãnh đạo thực hành tốt nhất có thể tạo ra để giúp đảm bảo các đội của họ đang diễu hành. Điều này đòi hỏi sự siêng năng xung quanh các cuộc họp từ xa, đóng vai trò là phương tiện thiết yếu để nhân viên cùng nhau giao tiếp, lên kế hoạch và hợp tác thành công, hoặc thay phiên nhau để đi xuống dốc trơn tru và nguy hiểm khi làm việc tại các mục đích đối phó.
Dưới đây là một số bước mà các nhà lãnh đạo và các nhóm của họ nên đưa ra để tận dụng tối đa các cuộc họp từ xa và để liên kết trong những thời điểm thử thách này.
XÂY DỰNG KỊP THỜI ĐỂ ĐĂNG KÝ CÁ NHÂN
Nhân viên quay số vào các cuộc họp từ xa có nhiều khả năng tập trung nghiêm ngặt vào danh sách việc cần làm cụ thể của họ. Mặc dù điều này có vẻ giống như một sự tăng cường năng suất, nó cách ly các công nhân với nhau về tinh thần dồn nén của nhau và giảm sự hợp tác quan trọng. Để thúc đẩy các kết nối, các cá nhân cần có, đặc biệt là ngay bây giờ, để cảm nhận đầy đủ về con người và làm việc hiệu quả, hãy bắt đầu các cuộc họp từ xa bằng một câu hỏi có ý nghĩa. Bạn thậm chí nên tạo một mục hàng chương trình nghị sự cho đăng ký này để phân bổ một lượng thời gian nhất định cho mỗi người tham gia trả lời. Điều này sẽ cung cấp cho nhân viên một cơ hội để làm sạch không khí, thoát khỏi một số căng thẳng và lo lắng, có căn cứ, và sau đó chuyển trọng tâm của họ sang các vấn đề trong tầm tay. Việc giảm thời gian họp dành cho công việc sẽ không phải là vấn đề. Nghiên cứu đã chỉ ra các cuộc họp ngắn thực sự tập trung hơn và có tác động nhiều hơn.
CHO PHÉP NHÀ VÀ LÀM VIỆC ĐỂ HỢP NHẤT
Với các bậc cha mẹ đang làm việc phải vật lộn để trông trẻ và trẻ em ở nhà ngay cả khi họ làm thêm giờ để giúp các công ty của họ vượt qua cuộc khủng hoảng này, điều quan trọng là phải cho phép sự gián đoạn cá nhân thường xuyên trong các cuộc họp từ xa. Để minh họa, các nhân viên không thoải mái yêu cầu các thành viên trong nhóm lặp lại nếu sự chú ý của họ bị kéo ra trong giây lát bởi một đứa trẻ có thể giả vờ hiểu các mệnh lệnh hành quân của họ trong khi thực tế họ không làm vậy. Hơn thế nữa, sự pha trộn giữa công việc và cuộc sống gia đình có thể nhân đôi trải nghiệm đến với nhau xung quanh chiếc máy nước. Nó tạo ra một không gian duyên dáng cho các kết nối của con người nhằm khuyến khích các thành viên trong nhóm giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau khi họ muốn đạt được các mục tiêu lớn, tập thể trong bối cảnh căng thẳng.
HÃY THÊM Ý VỚI CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ
Theo các thực tiễn tốt nhất xung quanh chương trình nghị sự có thể đi một chặng đường dài để tối đa hóa năng suất cuộc họp từ xa. Ví dụ, chương trình nghị sự phải luôn nêu rõ mục đích rõ ràng của cuộc họp và những gì cần phải hoàn thành như thế nào và trong khung thời gian nào. Ví dụ: một thử thách có thể yêu cầu quyết định sau khi hỏi đáp và động não trong vòng 60 phút. Ngoài ra, cần có sự rõ ràng hoàn toàn về người trong từng trường hợp chịu trách nhiệm tạo và gửi chương trình nghị sự (cùng với thông tin cơ bản liên quan) và kỳ vọng rõ ràng về sự cần thiết phải dành thời gian để xem xét để người tham gia chuẩn bị đầy đủ để hoàn thành mục tiêu.
TÓM TẮT LẠI. TÓM TẮT LẠI. TÓM TẮT LẠI.
Vào cuối các cuộc họp từ xa, bắt buộc phải xác định các bước tiếp theo và lộ trình để đạt được chúng. Sự bao bọc bằng lời nói này có thể đóng vai trò là khuôn khổ cho một bản tóm tắt bằng văn bản chính thức, toàn diện hơn dựa trên các ghi chú chuyên sâu, lý tưởng được nắm bắt bởi một người nào đó không phải là người dẫn đầu cuộc họp. Điều quan trọng là trước khi bắt đầu các cuộc họp, mọi người đều biết ai đang ghi chú và ai đang tạo và phân phối bản tóm tắt chính thức, bao gồm các bước tiếp theo ngay lập tức và dài hạn hơn, các bên chịu trách nhiệm về việc giao hàng và đăng xuất, và rõ ràng mốc thời gian. Rõ ràng về những trách nhiệm này và quá trình cần thiết để tiến về phía trước là rất quan trọng trong một môi trường xa. Các đội nên được khuyến khích để truyền thông quá mức là không an toàn.
HÃY CHẮC CHẮN RẰNG CÔNG NGHỆ CỦA BẠN HOẠT ĐỘNG
Hiểu các cuộc gọi hội nghị và hệ thống video hơi quá tải và có thể không hoạt động như trước, nhân viên từ xa phải làm mọi thứ có thể để đảm bảo công nghệ cá nhân không can thiệp vào lịch họp. Điều đó bao gồm các công nhân có sẵn mật khẩu, đảm bảo rằng họ có tai nghe chất lượng tốt, v.v. Các cuộc họp lớn và / hoặc đặc biệt quan trọng hoặc các cuộc họp liên quan đến các thành phần như đánh giá PowerPoint từ xa, hợp tác, được hưởng lợi từ việc có một công nghệ được xác định trước xử lý các tác vụ như quản lý âm lượng cuộc gọi và kiểm soát ai là người nổi bật trong hội nghị truyền hình.
GIỮ TRUYỀN THỐNG VĂN PHÒNG SỐNG
Để duy trì một chút bình thường nơi làm việc, hãy tìm cách duy trì truyền thống từ không gian làm việc vật lý. Ví dụ: nếu các đội trước đây có các cuộc họp đi bộ hàng tuần, hãy tìm cách tiếp tục thông qua các cuộc gọi hội nghị được thực hiện thông qua các cuộc đi bộ trong công viên hoặc sân sau tương ứng của đồng đội. Nếu một CEO luôn chia sẻ một bản ghi nhớ vô nghĩa vào ngày Cá tháng Tư, hãy đảm bảo rằng điều đó sẽ tiếp tục. Hãy nhớ rằng, các nghi lễ cung cấp sự thoải mái to lớn, giúp mọi người vượt qua những thời điểm không chắc chắn khi sự gián đoạn của các thói quen có xu hướng thêm vào lo lắng. Nếu không có gì tồn tại trước đây, hãy nghĩ về một cái gì đó mới, như giờ hạnh phúc từ xa, đang ngày càng trở nên phổ biến.
Học cách bắt đầu cuộc họp từ xa bây giờ không chỉ giúp các công ty vượt qua vài tuần khó khăn tiếp theo mà còn điều chỉnh thành một điều rất bình thường mới, trong đó cả tổ chức và công nhân đều muốn tiếp tục làm việc từ xa, tận hưởng các lợi ích được thiết lập tốt và tiết kiệm chi phí .
Nhận xét
Đăng nhận xét