"Giữ gìn sức khỏe!" 6 quy tắc cho email và nghi thức trò chuyện trong thời đại COVID-19
Chuyên gia về nghi thức gần đây đã hợp tác với những người thích Facebook Messenger giải thích cách tốt nhất để giao tiếp hầu như tất cả chúng ta thực hiện quá trình chuyển đổi này trong cuộc khủng hoảng coronavirus.
"Giữ gìn sức khỏe!" 6 quy tắc cho email và nghi thức trò chuyện trong thời đại COVID-19
[Hình ảnh: Christina @ wocintechchat.com / Bapt; Chillibibi / Pixabay; Deans_Icons / Pixabay]
BỞI MYKA MEIER3 PHÚT ĐỌC
Thế giới đang thay đổi với tốc độ chóng mặt ngay bây giờ, và trong số những thay đổi đó là sự gia tăng lớn về số lượng chuyên gia sử dụng các công cụ truyền thông kỹ thuật số để hợp tác và hoàn thành công việc tại nhà.
Messenger từ Facebook, người mà tôi đã hợp tác gần đây về nghi thức truyền thông kỹ thuật số, báo cáo tăng 70% số tuần trong số người tham gia các cuộc gọi video nhóm trên nền tảng của nó trên toàn thế giới. Lượng thời gian dành cho các cuộc gọi video nhóm đó đã tăng gấp đôi trên toàn cầu, có nghĩa là mọi người đang thực hiện không chỉ nhiều cuộc gọi video hơn mà cả các cuộc gọi dài hơn. Sự gia tăng mạnh nhất trong giao tiếp video nhóm đã có mặt ở Mỹ, nơi Messenger đã tăng 70% trong các cuộc gọi video trong tuần qua so với tuần trước.
Có nhiều lợi ích đối với công việc từ xa được hỗ trợ công nghệ, nhưng việc chuyển đổi nhanh chóng sang chế độ này cũng có thể làm mất phương hướng. Vì thực tế mới mà trò chuyện và trò chuyện video là dành cho doanh nghiệp, nên cũng phải mất một chút thời gian để chìm đắm, những sai sót trong nghi thức chắc chắn sẽ xảy ra. Đó là một sai lầm khi nghĩ rằng mọi người sẽ không quan tâm hoặc chú ý. Theo một nghiên cứu năm 2019 từ Messenger, 75% số người được hỏi cho biết họ mong đợi một số mức độ nghi thức kỹ thuật số khi sử dụng nền tảng nhắn tin.
Cuộc khảo sát xác định nghi thức xã giao là một quy tắc ứng xử lịch sự. Với nghiên cứu của Messenger, dưới đây là sáu nguyên tắc để điều hướng các mã không được nói này trong bối cảnh của WF WFH.
BIẾT KHÁN GIẢ CỦA BẠN
Các phòng trò chuyện thường là những nơi bình thường và đôi khi thậm chí là những nơi bán ẩn danh, vì vậy việc bạn muốn thư giãn khi ở trong một nơi là điều tự nhiên. Chống lại sự cám dỗ. Quá nhiều câu đố và trợ lý ngẫu nhiên sẽ gửi một cuộc trò chuyện không theo dõi và vào các lĩnh vực chủ đề gây lãng phí thời gian hoặc không phù hợp cho nơi làm việc. Hãy nhận biết ai đang trong cuộc trò chuyện nhóm của bạn trước khi gửi tin nhắn. Và hãy nhớ rằng bất kỳ ai được thêm vào cuộc trò chuyện sau này đều có thể đọc những gì bạn đã viết.
ĐỪNG BỎ MẶC ĐỒNG NGHIỆP
Đó là điển hình cho các đồng nghiệp, và tất cả mọi người, muốn biết tin nhắn của họ đã được nhận chưa. Theo nghiên cứu trên Messenger đã nói ở trên, 60% người Mỹ kiểm tra xem liệu cuộc trò chuyện mới nhất của họ đã được đọc hay chưa khi họ chờ phản hồi. Nếu bạn bị cuốn vào công việc khác, hãy gửi thư trả lời nhanh thừa nhận rằng bạn đã xem tin nhắn và sẽ trả lời đầy đủ sau. Nếu bạn thấy các thông báo liên tục gây mất tập trung, hãy cho nhóm của bạn biết rằng bạn sẽ tiếp tục thực hiện một nhiệm vụ khác hoặc xem xét việc tắt tiếng trò chuyện.
GIẢM THIỂU ĐA TIN NHẮN CỦA BẠN
Nếu tin nhắn của bạn được đáp ứng với sự im lặng của đài phát thanh, việc gửi một loạt các lượt theo dõi không có khả năng thúc đẩy sự nghiệp của bạn. Không ai thích quay lại một đống tin nhắn mới. Hơn nữa, nhiều người tin rằng họ không cần phải: 37% số người tham gia khảo sát toàn cầu coi đó là hình thức xấu để trả lời quá mức. Đa tin nhắn cũng có thể phản tác dụng, vì nó làm mất nhiều thời gian hơn và có khả năng áp đảo đối với đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp để lấy lại chủ đề. Một cách tiếp cận tốt hơn? Lưu phần lớn suy nghĩ của bạn khi chúng sẵn sàng đáp ứng trong thời gian thực.
GIỮ HẦU HẾT THÔNG TIN LIÊN LẠC SÚC TÍCH
Cực kỳ ngắn thường không phải là một điều tốt. Nó lạnh và khó hiểu. Tuy nhiên, nói chung, giữ cho thông tin liên lạc của bạn ngắn là một cách tuyệt vời để duy trì hiệu quả và tính chuyên nghiệp, đặc biệt khi một chủ đề trò chuyện hoặc email liên quan đến một nhóm lớn đồng nghiệp. Nếu bạn thực sự có rất nhiều điều để nói, hãy thay đổi bối cảnh. Đề xuất một cuộc gọi một hoặc một cuộc gọi thoại hoặc video trên Messenger, cả hai đều cho phép bạn bao gồm tối đa tám người.
ĐĂNG NHẬP VÀ TẮT ĐỐI VỚI KHÍ HẬU HIỆN TẠI
Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người bạn đang giải quyết, việc mở và đóng không chính thức có thể là hoàn toàn phù hợp. Để giữ cho thư từ trang trọng hơn, hãy dùng thử Chào buổi sáng / buổi chiều / buổi tối, như một phần giới thiệu an toàn và kết thúc ghi chú của bạn với Trân trọng, Trân trọng, hoặc liên quan. Trong điều kiện khí hậu như hiện nay, thì Ở lại tốt cũng là một lựa chọn chấp nhận được.
TIN NHẮN HIỆU ĐÍNH
Dù muốn hay không, cách bạn giao tiếp hình thành cách mọi người nghĩ về bạn và bằng cách mở rộng, bất cứ điều gì bạn đang cố gắng thực hiện. Hãy xem xét rằng 38% người Mỹ được khảo sát đồng ý rằng các câu trả lời bằng văn bản kém để lại ấn tượng xấu và bạn bắt đầu hiểu tại sao nên bỏ thêm vài giây để đọc tin nhắn trước khi nhấp vào Gửi. Bạn đang thể hiện bản thân rõ ràng? Bạn đã dành một chút thời gian để kiểm tra ngữ pháp, chính tả và dấu câu của bạn chưa? Nếu vậy, bạn đang thể hiện sự tôn trọng thời gian và trí thông minh của người bạn đang nói chuyện, đó là những gì nghi thức cho dù đó là trực tuyến hay IRL, tất cả là về.
"Giữ gìn sức khỏe!" 6 quy tắc cho email và nghi thức trò chuyện trong thời đại COVID-19
[Hình ảnh: Christina @ wocintechchat.com / Bapt; Chillibibi / Pixabay; Deans_Icons / Pixabay]
BỞI MYKA MEIER3 PHÚT ĐỌC
Thế giới đang thay đổi với tốc độ chóng mặt ngay bây giờ, và trong số những thay đổi đó là sự gia tăng lớn về số lượng chuyên gia sử dụng các công cụ truyền thông kỹ thuật số để hợp tác và hoàn thành công việc tại nhà.
Messenger từ Facebook, người mà tôi đã hợp tác gần đây về nghi thức truyền thông kỹ thuật số, báo cáo tăng 70% số tuần trong số người tham gia các cuộc gọi video nhóm trên nền tảng của nó trên toàn thế giới. Lượng thời gian dành cho các cuộc gọi video nhóm đó đã tăng gấp đôi trên toàn cầu, có nghĩa là mọi người đang thực hiện không chỉ nhiều cuộc gọi video hơn mà cả các cuộc gọi dài hơn. Sự gia tăng mạnh nhất trong giao tiếp video nhóm đã có mặt ở Mỹ, nơi Messenger đã tăng 70% trong các cuộc gọi video trong tuần qua so với tuần trước.
Có nhiều lợi ích đối với công việc từ xa được hỗ trợ công nghệ, nhưng việc chuyển đổi nhanh chóng sang chế độ này cũng có thể làm mất phương hướng. Vì thực tế mới mà trò chuyện và trò chuyện video là dành cho doanh nghiệp, nên cũng phải mất một chút thời gian để chìm đắm, những sai sót trong nghi thức chắc chắn sẽ xảy ra. Đó là một sai lầm khi nghĩ rằng mọi người sẽ không quan tâm hoặc chú ý. Theo một nghiên cứu năm 2019 từ Messenger, 75% số người được hỏi cho biết họ mong đợi một số mức độ nghi thức kỹ thuật số khi sử dụng nền tảng nhắn tin.
Cuộc khảo sát xác định nghi thức xã giao là một quy tắc ứng xử lịch sự. Với nghiên cứu của Messenger, dưới đây là sáu nguyên tắc để điều hướng các mã không được nói này trong bối cảnh của WF WFH.
BIẾT KHÁN GIẢ CỦA BẠN
Các phòng trò chuyện thường là những nơi bình thường và đôi khi thậm chí là những nơi bán ẩn danh, vì vậy việc bạn muốn thư giãn khi ở trong một nơi là điều tự nhiên. Chống lại sự cám dỗ. Quá nhiều câu đố và trợ lý ngẫu nhiên sẽ gửi một cuộc trò chuyện không theo dõi và vào các lĩnh vực chủ đề gây lãng phí thời gian hoặc không phù hợp cho nơi làm việc. Hãy nhận biết ai đang trong cuộc trò chuyện nhóm của bạn trước khi gửi tin nhắn. Và hãy nhớ rằng bất kỳ ai được thêm vào cuộc trò chuyện sau này đều có thể đọc những gì bạn đã viết.
ĐỪNG BỎ MẶC ĐỒNG NGHIỆP
Đó là điển hình cho các đồng nghiệp, và tất cả mọi người, muốn biết tin nhắn của họ đã được nhận chưa. Theo nghiên cứu trên Messenger đã nói ở trên, 60% người Mỹ kiểm tra xem liệu cuộc trò chuyện mới nhất của họ đã được đọc hay chưa khi họ chờ phản hồi. Nếu bạn bị cuốn vào công việc khác, hãy gửi thư trả lời nhanh thừa nhận rằng bạn đã xem tin nhắn và sẽ trả lời đầy đủ sau. Nếu bạn thấy các thông báo liên tục gây mất tập trung, hãy cho nhóm của bạn biết rằng bạn sẽ tiếp tục thực hiện một nhiệm vụ khác hoặc xem xét việc tắt tiếng trò chuyện.
GIẢM THIỂU ĐA TIN NHẮN CỦA BẠN
Nếu tin nhắn của bạn được đáp ứng với sự im lặng của đài phát thanh, việc gửi một loạt các lượt theo dõi không có khả năng thúc đẩy sự nghiệp của bạn. Không ai thích quay lại một đống tin nhắn mới. Hơn nữa, nhiều người tin rằng họ không cần phải: 37% số người tham gia khảo sát toàn cầu coi đó là hình thức xấu để trả lời quá mức. Đa tin nhắn cũng có thể phản tác dụng, vì nó làm mất nhiều thời gian hơn và có khả năng áp đảo đối với đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp để lấy lại chủ đề. Một cách tiếp cận tốt hơn? Lưu phần lớn suy nghĩ của bạn khi chúng sẵn sàng đáp ứng trong thời gian thực.
GIỮ HẦU HẾT THÔNG TIN LIÊN LẠC SÚC TÍCH
Cực kỳ ngắn thường không phải là một điều tốt. Nó lạnh và khó hiểu. Tuy nhiên, nói chung, giữ cho thông tin liên lạc của bạn ngắn là một cách tuyệt vời để duy trì hiệu quả và tính chuyên nghiệp, đặc biệt khi một chủ đề trò chuyện hoặc email liên quan đến một nhóm lớn đồng nghiệp. Nếu bạn thực sự có rất nhiều điều để nói, hãy thay đổi bối cảnh. Đề xuất một cuộc gọi một hoặc một cuộc gọi thoại hoặc video trên Messenger, cả hai đều cho phép bạn bao gồm tối đa tám người.
ĐĂNG NHẬP VÀ TẮT ĐỐI VỚI KHÍ HẬU HIỆN TẠI
Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người bạn đang giải quyết, việc mở và đóng không chính thức có thể là hoàn toàn phù hợp. Để giữ cho thư từ trang trọng hơn, hãy dùng thử Chào buổi sáng / buổi chiều / buổi tối, như một phần giới thiệu an toàn và kết thúc ghi chú của bạn với Trân trọng, Trân trọng, hoặc liên quan. Trong điều kiện khí hậu như hiện nay, thì Ở lại tốt cũng là một lựa chọn chấp nhận được.
TIN NHẮN HIỆU ĐÍNH
Dù muốn hay không, cách bạn giao tiếp hình thành cách mọi người nghĩ về bạn và bằng cách mở rộng, bất cứ điều gì bạn đang cố gắng thực hiện. Hãy xem xét rằng 38% người Mỹ được khảo sát đồng ý rằng các câu trả lời bằng văn bản kém để lại ấn tượng xấu và bạn bắt đầu hiểu tại sao nên bỏ thêm vài giây để đọc tin nhắn trước khi nhấp vào Gửi. Bạn đang thể hiện bản thân rõ ràng? Bạn đã dành một chút thời gian để kiểm tra ngữ pháp, chính tả và dấu câu của bạn chưa? Nếu vậy, bạn đang thể hiện sự tôn trọng thời gian và trí thông minh của người bạn đang nói chuyện, đó là những gì nghi thức cho dù đó là trực tuyến hay IRL, tất cả là về.
Nhận xét
Đăng nhận xét